In vielen Bereichen des täglichen Lebens entsteht die Notwendigkeit, Dokumente oder Kopien, ebenso wie Abschriften oder Ausdrucke von Dokumenten beglaubigen zu lassen. Voraussetzung für die amtliche Beglaubigung von Dokumenten und Kopien ist, dass das Original von einer deutschen Behörde ausgestellt wurde oder das zu beglaubigende Dokument bzw. die zu beglaubigende Kopie zur Vorlage bei einer Behörde benötigt wird, z.B. Zeugnisse, Approbationsurkunden und Bescheide.
Dokumente und Kopien dürfen nicht amtlich beglaubigt werden, wenn
- weder das Original von einer Behörde erstellt worden ist noch die Beglaubigung zur Vorlage bei einer Behörde bestimmt ist (z.B. sog. „Reichsbürgererklärungen und -urkunden Finanzierungsunterlagen, Erbschaftsangelegenheiten),
- die ausschließliche Zuständigkeit einer anderen Behörde gegeben ist (z.B. Personenstandsurkunden nur das Standesamt, beglaubigte Auszüge aus dem Liegenschaftskataster - nur vom Katasteramt),
- die Annahme berechtigt ist, dass der ursprüngliche Inhalt des Dokuments, dessen Ablichtung, Abschrift oder Ausdruck beglaubigt werden soll, geändert worden ist, insbesondere, wenn dieses Dokument Lücken, Durchstreichungen, Einschaltungen, Änderungen, unleserliche Wörter, Zahlen oder Zeichen, Spuren der Beseitigung von Wörtern, Zahlen und Zeichen enthält oder wenn der Zusammenhang eines aus mehreren Blättern bestehenden Schriftstückes aufgehoben ist,
- anstelle einer amtlichen Beglaubigung eine öffentliche Beglaubigung erforderlich ist, die durch einen Notar oder ein Gericht erstellt wird und nicht durch eine amtliche Beurkundung ersetzt werden kann,
Ist die Urkunde nicht in deutscher Sprache abgefasst kann eine beglaubigte Übersetzung gefordert werden, um das Vorliegen eines Beglaubigungsverbotes zu prüfen. Die Vorschriften über die Bestätigung ausländischer Urkunden durch Legalisation oder Apostille bleiben unberührt.
Ablichtungen (Fotokopien) oder Abschriften von Schriftstücken werden im Stadtbüro amtlich beglaubigt, wenn
- das Original ebenfalls von einer Behörde ausgestellt worden ist oder
- die Ablichtung oder Abschrift einer Behörde vorgelegt werden muss.
Für die Beglaubigung muss in jedem Fall das Originaldokument vorgelegt werden. Aus Kostengründen ist es empfehlenswert, die Fotokopie von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Stadtbüro anfertigen zu lassen.
Nicht beglaubigt werden dürfen Fotokopien von Personenstandsurkunden, weil diese Urkunden aus sogenannten fortgeschriebenen Registern ausgestellt werden und der Inhalt der Urkunde daher nicht immer der Sachlage am Tage der Beglaubigung entsprechen würde (Ausnahme: Beglaubigung von Personenstandsurkunden für Rentenzwecke). Wenden Sie sich daher bitte an das zuständige Standesamt, das die Originalurkunde ausgestellt hat.
Auch Unterschriften oder Handzeichen werden im Stadtbüro amtlich beglaubigt, wenn das unterschriebene Schriftstück bei einer Behörde vorgelegt werden soll. Eine Unterschrift wird nur dann beglaubigt, wenn sie in Gegenwart einer Mitarbeiterin bzw. eines Mitarbeiters des Stadtbüros geleistet oder anerkannt wird. Wird die Unterschrift nicht in Gegenwart des beglaubigenden Bediensteten vollzogen, ist von Ihnen ein Vergleichsdokument (Personalausweis oder Reisepass) vorzulegen.
Unterschriften ohne zugehörigen Text oder Unterschriften, die der öffentlichen Beglaubigung nach § 129 BGB bedürfen, können im Stadtbüro nicht beglaubigt werden. Wenden Sie sich in diesen Fällen bitte an einen Notar.
Auch Fotokopien von privaten Schriftstücken oder Unterschriften auf privaten Schreiben, die nicht einer Behörde vorgelegt werden sollen, werden im Stadtbüro beglaubigt. Es handelt sich hierbei jedoch um keine amtlichen Beglaubigungen.
Gebühren werden jedoch in gleicher Höhe wie für amtliche Beglaubigungen erhoben.
Beglaubigungen von öffentlichen Urkunden, die für den Gebrauch im Ausland bestimmt sind, werden von der Regierungsvertretung Hannover/Nienburg durchgeführt. Dies können z. B. Melde-, Aufenthalts- und Ledigkeitsbescheinigungen oder Standesamtsurkunden sein.