Sachverhalt:

Die Digitalisierungsstrategie „Digitale Stadtverwaltung 2025“ wurde im Rahmen eines breit angelegten Beteiligungsprozesses im Jahr 2020 zusammen mit dem Beratungsunternehmen Unity erarbeitet. Sie dient als Masterplan für die weiteren Digitalisierungsschritte innerhalb der Stadtverwaltung und wurde vom Rat der Stadt Hildesheim mit Beschlussfassung über die Vorlage 20/281 am 21.12.2020 verabschiedet. Die Umsetzung der darin verankerten Projekte wird in den jeweiligen Organisationseinheiten verantwortet und unterliegt einem Controlling durch die Stabsstelle Digitalisierung.

Über den Stand der Projektumsetzung wird im Folgenden berichtet, wobei die auf der Roadmap für das Jahr 2021 verankerten Projekte im Fokus stehen. Soweit sich hieraus Aktualisierungsbedarf für die im Rahmen der Digitalisierungsstrategie beschlossene Roadmap ergibt, ist dieser in der Anlage 1 zu dieser Drucksache dargestellt.

Zu den Einzelprojekten:

DMS

Die verwaltungsweite Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) ist eine elementare Voraussetzung, um Verwaltungsdienstleistungen medienbruchfrei auf digitalem Weg erbringen zu können. Wichtige Bestandteile dieses Projektes sind neben einem einheitlichen Aktenplan die Einführung der elektronischen Akte sowie elektronischer Workflows.

Die Roadmap sah hierfür einen Zeithorizont bis Ende 2021 vor. Bei den meisten Fachbereichen wird dieses Zeitziel eingehalten, so dass dann von einer Anbindung an das DMS ausgegangen werden kann. Verzögerungen zeichnen sich jedoch ab für die Fachbereiche 33, 37 und 66. Ursächlich hierfür ist im FB 33 die Einführung einer neuen Software im Bereich OWiG, so dass es hierdurch zu einer geringfügigen Verschiebung in das erste Quartal 2022 kommt. Im FB 37 wird hingegen eine neue Fachsoftware „vorbeugender Brandschutz“ installiert. Dies wirkt sich direkt auf den DMS-Aufbau aus, welcher erst vorgenommen werden kann, wenn die Fachsoftware installiert ist. Der Verwaltungsbereich wird zum Jahresende 2021 seinen Aktenplan erarbeitet haben. Somit werden im FB 37 möglicherweise Teilbereiche erst im 1. Quartal 2022 ins DMS eingepflegt werden können.

Im FB 66 sind mehrere Gründe für die Verzögerung maßgeblich: Zum einen kommt es im FB 66 durch das Aufeinandertreffen mehrerer Projekte derzeit zu Ressourcenproblemen. Der Anordnungs­workflow als Bestandteil des elektronischen Rechnungswesens ist vorrangig einzuführen. Auch ist die Software im Fachbereich sehr heterogen. Und mit Blick auf INSPIRE steht zunächst eine Klärung zu den verwendeten Geoinformationssystemen an, was erhebliche Auswirkungen auf den Aufbau des Aktenplanes hat. Die Stelle des Geodateninformatikers konnte zudem erst vor wenigen Wochen besetzt werden. Eine vollständige Anbindung an das DMS ist im FB 66 daher voraussichtlich nicht vorm 2. Quartal 2022 realistisch.

Die Roadmap wurde entsprechend aktualisiert.

Moderne Arbeitswelten

Die Veränderungen in der Arbeitswelt durch die zunehmende Digitalisierung, aber auch durch gestiegene Anforderungen an Mobilität und Flexibilität, erfordern neue Rahmenbedingungen.

Für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft kommt es jedoch nicht allein auf die Bereitstellung neuer Technologien an. Vielmehr müssen moderne Prozesse sowie Maßnahmen und Methoden zur Etablierung einer modernen Kommunikationskultur in eine Gesamtstrategie eingebettet werden. Diese reicht von neuartigen Raumkonzepten über die Möglichkeit für Mitarbeitende, mobil und/oder von zu Hause zu arbeiten, bis hin zur Unternehmenskultur, die den Mitarbeitenden Verantwortung und Freiräume gibt, die es ihnen ermöglichen die Potenziale der neuen Technologien und Prozesse zu nutzen.

Im Rahmen des Projektes Moderne Arbeitswelten ist in 2021 das Konzept „Moderne Arbeitswelten – Mobiles Arbeiten bei der Stadt Hildesheim“ entwickelt worden, dass diesen Aspekten Rechnung trägt. Zugleich soll die in diesem Kontext ausgearbeitete Dienstvereinbarung „Mobiles Arbeiten“ die bisherige Dienstvereinbarung zur alternierenden Telearbeit durch zeitgemäßere Regelungen ablösen.

Um den angestrebten breiten Beteiligungs­prozess gewährleisten zu können, kam es pandemiebedingt zu Verzögerungen, die in der aktualisierten Roadmap berücksichtigt sind. Das Konzept befindet sich aktuell noch im Entwurfsstadium und soll Anfang 2022 zur Freigabe gelangen. Die dazugehörige Dienstvereinbarung befindet sich in der Abstimmung mit dem Personalrat.

Kommunikationskultur

In den Kontext der modernen Arbeitswelten fällt die Erarbeitung von Maßnahmen und Methoden zur Etablierung einer modernen Kommunikationskultur. Daher wird dieses Anliegen im Projekt Moderne Arbeitswelten mitbetrachtet. So werden dort im Rahmen des anstehenden Raumkonzeptes z. B. auch zeitgemäße Lösungen für hybride Besprechungssituationen geplant und anschließend realisiert werden müssen. Andere Bausteine finden sich im Hard- und Softwarekonzept wieder und sind zum Teil bereits implementiert worden.

Digitale Leitlinien

Die Erarbeitung von Strukturvorgaben, um im digitalen Zeitalter harmonisch bzw. ohne unnötige Reibungsverluste zusammenarbeiten zu können, ist im Projekt Moderne Arbeitswelten aufgegangen und wird mit dem darin ausgearbeiteten Konzept „Moderne Arbeitswelten“ (s. o.) beantwortet.

Hard- & Softwarekonzept

Das verwaltungsweite Hard- und Softwarekonzept mit Ausstattungs­vorgaben für jeden IT-unterstützten Arbeitsplatz soll künftig die neuen Ansätze für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft berücksichtigen, die im Konzept „Moderne Arbeitswelten – Mobiles Arbeiten bei der Stadt Hildesheim“ und in der Dienstverein­barung „Mobiles Arbeiten“ verankert sind. Zudem erfolgt eine Prüfung, inwieweit private Hardware genutzt werden darf einschließlich der Klärung versicherungsrechtlicher Fragen.

Die Fortschreibung des bestehenden Hard- und Softwarekonzeptes unter Berücksichtigung der neuen Bedarfslage soll laut Roadmap bis Anfang 2022 erfolgen. Es ist davon auszugehen, dass diese Frist aufgrund der erfolgten Vorarbeiten im Projekt Moderne Arbeitswelten eingehalten werden kann.

Wissensmanagement

Im Rahmen dieses Projektes erfolgte die Klärung von Bedarfen und ersten Ideen zur Optimierung von Wissenserhalt und Wissensverbreitung, um idealerweise digital (durch E-Learning, Online-Bibliothek, Mitarbeiterforen, neues Intranet, Onboarding u.v.m.) den Wissenstransfer innerhalb der Stadtverwaltung Hildesheim zu gewährleisten. Es bildet damit einen wichtigen Grundstock für die daraus resultierenden Teilprojekte Intranet und Lernplattform/Erfahrungsmanagement, die sich, was die konzeptionelle Ausgestaltung betrifft, im anvisierten Zeitfenster befinden und nachfolgend dargestellt werden.

Intranet

Das Intranet als wichtige verwaltungsinterne Kommunikationsplattform steht zur Neu­gestaltung an. Das neue CMS-System ist bereits beauftragt. Mit Rücksicht auf das prioritär zu behandelnde Layout für den neuen Internetauftritt befasst sich das Teilprojekt Intranet aktuell mit der Zusammenstellung einer Corporate Identity. In diesem Rahmen sind die Aufgaben­pakete Corporate Communication und Corporate Culture geschnürt worden. Deren Ergebnisse sollen dem internen Lenkungsausschuss zum Ende des 4. Quartals 2021 vorgestellt werden, woraufhin die Erarbeitung der Neugestaltung des Intranets startet. Das neue Intranet soll Anfang des 3. Quartals 2022 online gehen.

Lernplattform/ Erfahrungsmanagement

Die Schaffung eines Erfahrungsmanagements für alle relevanten Bereiche (Onboarding, Tools, Arbeitsprozesse usw.) ist zügig vorangekommen. Nachdem zunächst die Konzepte zum Offboarding und Wissenstransfer fertiggestellt worden waren, folgten die Bereiche Onboarding, Mentoring und Patenschaften. Inzwischen sind auch die Aufgabenpakete Willkommenskultur und das Lernportal bearbeitet worden, sodass derzeit alles in einem Konzept zusammengetragen wird. Die Zielrichtung ist darauf ausgelegt, dass zunächst eine Wissensdatenbank im Intranet zusammengefasst wird. Aus Gründen der Wirtschaftlichkeit soll eine eigenständige Lernplattform, die eine breiter aufgestellte Wissensbasis erfordert, erst in einem zweiten Schritt zu einem späteren Zeitpunkt realisiert werden.

Die konzeptionelle Grundaussage wird voraussichtlich mit der nächsten Sitzung des internen Lenkungsausschusses zum Ende des 4. Quartals 2021 und damit innerhalb des bisherigen Zeitziels der Roadmap getroffen. Die Umsetzung erfolgt dann im Zuge der Neugestaltung des Intranets im 2. Quartal 2022. Dieses neue Zeitziel wird in der überarbeiteten Roadmap berücksichtigt.

Website

Der Relaunch des Internetauftritts findet zum Jahresende 2021 statt. Das Hosting der aktuellen Website wurde durch die Firma Citywerk zum 31.12.2021 gekündigt. Neuer Vertragspartner ist die NOLIS GmbH. Künftig erstellen die Stadt Hildesheim und die Hildesheim Marketing GmbH jeweils eigene Websites. Die bisherige Webadresse hildesheim.de wird dabei zur Landing-Page.

Mit der Erneuerung der Website wird zugleich die technische Basis geschaffen, um das Online-Rathaus zu realisieren. Informative und nutzerfreundlicher Gesichtspunkte stehen im Vordergrund; daneben wird die Barrierefreiheit berücksichtigt. Das Corporate Design wird beibehalten. Neben einem neuen Layout sollen auch die Seiteninhalte überarbeitet werden, um einen schnelleren Zugriff auf relevante Informationen zu ermöglichen.

Das Website-Relaunch liegt zeitlich im Plan; die neue Website wird im Dezember 2021 online gehen.

Online-Rathaus

Bis zum Ablauf der Umsetzungsfrist zum 31. Dezember 2022 sollen wesentliche durch das Onlinezugangsgesetz (OZG) und die Umsetzungsplanung definierte Maßnahmen umgesetzt sein. Der auf Dauer angelegte Verfassungsauftrag des Art. 91c Abs. 5 Grundgesetz (GG) zur Errichtung eines übergreifenden informationstechnischen Zugangs zu den Verwaltungsleistungen von Bund und Ländern, wird mit dem Ablauf der OZG-Umsetzungsfrist aber ebenso wenig erledigt sein, wie die Daueraufgabe der Digitalisierung der Verwaltung. Generell haben derzeit die Beteiligten auf allen staatlichen Ebenen Probleme, den vom OZG vorgegebenen Zeitrahmen einzuhalten.

Mit dem Online-Rathaus können gesetzliche Vorgaben wie das OZG erfüllt werden. Fokus ist eine nutzerzentrierte und benutzerfreundliche Website (s. u.). Hierbei handelt es sich um ein Projekt, bei dem zunächst eine Basisversion bereitgestellt wird und die digitalen Dienstleistungen, die sukzessive entwickelt werden, fortlaufend hinzugefügt werden.

Aufgrund begrenzter Ressourcen werden nicht alle kommunalen Verwaltungsdienstleistungen gleichzeitig digitalisiert angeboten werden können. Da zudem die Nachverwertung von digitalisierten Prozessen, die auf Länderebene bereits in Teilen entwickelt wurden, noch nicht abschließend geklärt ist, wird allein schon aus Wirtschaftlichkeitsaspekten eine eigenständige Priorisierung der Entwicklung von Online-Diensten erfolgen müssen. Ziel muss dabei die Generierung eines möglichst hohen Nutzens für die Bürgerinnen und Bürger sein.

E-Payment

Mit einer Verankerung elektronischer Zahlungsmöglichkeiten soll den Bürgerinnen und Bürgern eine zeitgemäße Bezahlfunktion für die in Anspruch genommenen Dienstleistungen angeboten werden. Ein solches E-Payment-System muss auch im Zuge der Einrichtung eines Online-Rathauses betrachtet werden, um medienbruchfreie Abläufe bis einschließlich der Zahlfunktion gewährleisten zu können.

Das Projekt zur Einführung eines E-Payments ist im Oktober 2021 mit leichtem Zeitverzug gestartet und soll voraussichtlich Ende Juni 2022 abgeschlossen sein. Die Roadmap wurde entsprechend angepasst.

Bauleitplanung

Dieses Projekt hat die Schaffung einer Beteiligungsmöglichkeit im Internet und parallel über einen Großbildschirm/ einem Display mit Touchscreen an einem zentralen Standort innerhalb der Stadtverwaltung zum Inhalt. Auf diese Weise können sich Bürgerinnen und Bürger digital unterstützt und unabhängig von persönlichen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern im Baudezernat über Bauleitplan­verfahren informieren und einbringen.

Das Projekt ist mit mehrmonatigem Zeitverzug zum 01.09.2021 gestartet. Parallel zur Aufnahme des Ist-Prozesses findet derzeit eine Abstimmung über die Einrichtung von Grunddaten statt. Ergänzend wird ein Erweiterungsmodul („XPlanung“) für die Fachsoftware StadtCAD beschafft. Das Fachverfahren der Firma NOLIS, das für das Online-Rathaus zum Einsatz kommt, ist bereits installiert. Daneben werden technische Lösungen recherchiert, die eine geeignete monitorbasierte Darstellung der Bauleitplanung für die Bürgerinnen und Bürger innerhalb des Rathauses beinhalten. Prüfgegenstand ist ebenfalls, wie eine Lösung über ein Terminal realisiert werden kann, an dem Bürgerinnen und Bürger nicht nur Informationen abfragen, sondern sich auch direkt mit Stellungnahmen und Anregungen zu Bauleitplanverfahren einbringen können, parallel zu den üblichen Beteiligungsmöglichkeiten per Mail oder Brief. Eine solche Terminallösung würde bei positivem Prüfergebnis voraussichtlich bis 31.08.2022 umgesetzt werden können und soll dann auch ausbaufähig für die Nutzung weiterer Online-Dienstleistungen angelegt sein. Die Roadmap ist entsprechend angepasst.

Virtuelles Bauamt

Beim Virtuellen Bauamt handelt es sich um ein Großprojekt, das die Bereitstellung eines medienbruchfreien Baugenehmigungsverfahrens, unter der Berücksichtigung aller Teil­neh­merinnen und Teilnehmer eines Bauvorhabens (elektronische Bauakte), zum Ziel hat. Mit der Novelle der Niedersächsischen Bauordnung, die am 09.11.2021 vom Niedersächsischen Landtag beschlossen wurde, wird die elektronische Kommunikation in Bau­genehmigungs­verfahren verankert.

Von zentraler Bedeutung ist bei der Digitalisierung von Verwaltungsdienstleistungen das Motto „Einer für Alle" – oder kurz: „EfA". Dies bedeutet, jedes Land sollte Leistungen so digitalisieren, dass andere Länder sie nachnutzen können und den Online-Prozess nicht noch einmal selbst entwickeln müssen. Das spart Zeit, Ressourcen und Kosten. Der Grundgedanke hinter „EfA“ ist also, dass Länder und Kommunen nicht jedes digitale Verwaltungsangebot eigenständig neu entwickeln, sondern sich abstimmen und die Arbeit aufteilen. Derzeit ist jedoch noch unklar, welche Komponenten eines virtuellen Bauamtes im Rahmen des „Efa-Prinzips“ seitens des Landes zur Verfügung gestellt werden können, was jedoch nicht unbedeutend ist im Hinblick auf eine wirtschaftliche Aufarbeitung der erforderlichen Prozessneugestaltung.

Das Projekt Virtuelles Bauamt befindet sich aktuell in der Vorbereitung. Zunächst muss vor dem oben geschilderten Hintergrund eine Wirtschaftlichkeitsbetrachtung durchgeführt werden. Ebenso werden weitere Aspekte wie technische Ausstattung und Schnittstellen zu bereits genutzten Fachverfahren (z. B. Archiv-Tool) näher betrachtet. Orientierung soll zudem ein Besuch beim Landkreis Osnabrück bieten, um sich das System im Echtbetrieb anzusehen und Verfahrensfragen abzuklären. Der offizielle Projektstart wird daher erst im 1. Quartal 2022 sein, sodass die Roadmap diesbezüglich aktualisiert wurde. Das Projektende bleibt aufgrund der umfangreichen Vorarbeiten aber mit Ende 2023 unverändert.

INSPIRE

Die Schaffung einer einheitlichen europäischen Beschreibung der Geodaten und deren Bereitstellung im Internet mit Diensten für Suche, Visualisierung und Download (Geodateninfrastruktur) ist planmäßig für einen Projektstart zum Jahresende 2021 vorgesehen. Dazu finden derzeit im Baudezernat Überlegungen hinsichtlich Projektstruktur und Ressourcenbedarf statt, um dieses übergreifende Projekt aufzusetzen.

Statusanzeige

Das Projekt Statusanzeige, das auf der Roadmap für 2023/2024 verankert war, wird als separates Projekt entbehrlich, da sowohl das Online-Rathaus als auch Module, die daran angebunden werden, über Statusfunktionen verfügen. Stellt eine Bürgerin oder ein Bürger künftig einen Antrag über das Online-Rathaus, kann im „Kundenkonto“ der jeweilige Bearbeitungsstatus eingesehen werden. Die Roadmap ist entsprechend angepasst.

Zusammenfassung

Die Umsetzung der Digitalisierungsstrategie „Digitale Stadtverwaltung 2025“ befindet sich auf einem guten Weg. Einzelne - teils pandemiebedingte - Projektverzögerungen sind als unkritisch zu bewerten und in der aktualisierten Roadmap (siehe Anlage) dargestellt. Im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes kommt der Realisierung des Online-Rathauses eine herausgehobene Bedeutung zu. Hier wird hinsichtlich der Priorisierung der digitalen Dienstleistungsangebote und der damit verbundenen Prozessaufwände aufgrund nur begrenzt verfügbarer Ressourcen nachzuschärfen sein. Ziel muss dabei die Generierung eines möglichst hohen Nutzens für die Bürgerinnen und Bürger sein.

Eine Anpassung des Finanzbedarfes, der im Rahmen der Beschlussfassung über die Digitalisierungsstrategie dargestellt wurde (siehe Anlage 2 zur Vorlage 20/281), ist nach derzeitigem Erkenntnisstand nicht erforderlich. Hier bleiben die Ergebnisse aus den weiteren Projektverläufen abzuwarten.

Für die weitere Umsetzung der Digitalisierungsstrategie wird die aktualisierte Roadmap (s. Anlage 1) zugrunde gelegt.

Anlage:

- Aktualisierte Roadmap für die in der Digitalisierungsstrategie „Digitale Stadt­verwaltung 2025“ verankerten Projekte