Sachverhalt:

Der kompetente Umgang mit digitalen Medien ist zu einer Grundvoraussetzung für die Teilhabe an der Gesellschaft und am Berufsleben geworden. Der Erwerb von Medienkompetenz ist daher ein wichtiger Bestandteil lebenslangen Lernens von der frühkindlichen und schulischen Bildung über die Hochschulbildung bis hin zur Erwachsenenbildung. Die Digitalisierung spielt somit auch in den Schulen eine immer größere Rolle und der Bedarf an leistungsfähiger Netzwerkinfrastruktur wächst durch den zunehmenden Einsatz mobiler Endgerate wie Notebooks, Tablets, Whiteboards etc. stetig an (Stichworte: neue Unterrichtsmethoden, Vorgaben der Kerncurricula des Landes). Um diese Entwicklung der schulischen Bildung angemessen unterstützen zu können, bedarf es neben aktualisierten pädagogischen Konzepten eine darauf abgestimmte IT-Infrastruktur in den Schulen, die den neuen Anforderungen an digitales Lehren und Lernen Rechnung trägt und diese sinnvoll unterstützt.

Mit dem Haushaltsbegleitbeschluss – Vorlage 17/398 Nummer 32 – zur Digitalisierung an Schulen wurde zudem festgelegt: "Die Verwaltung soll prüfen, vorbereiten und klären, welche Möglichkeiten für eine Umsetzung in Anspruch genommen werden können und welche zusätzlichen Vorgaben verwaltungsseitig erfüllt werden müssen. Eine Kostenschätzung ist Bestandteil des Konzeptes."

Dazu informiert FB 65 wie folgt:

Nach der detaillierten Planung eines Planungsbüros, welche die Berücksichtigung der neuen Vorschriften der AMEV TI LAN 2021 für die Planung, den Bau und den Betrieb von anwendungsneutralen Kommunikationsnetzwerken in öffentlichen Gebäuden beinhaltete, erstellte der Fachplaner eine Kostenberechnung in Höhe von 1.209.591,60 €. Da bereits diese Kosten über dem veranschlagten Budget lagen, hat der Rat der Stadt Hildesheim am 22.05.2023 dem höheren Budget für diese Maßnahme zugestimmt (Vorlage 23/120). Aufgrund der geplanten Fertigstellung der Maßnahme außerhalb des Förderzeitraums, wurden die ursprünglich für diese Maßnahme vorgesehenen Fördermittel auf andere MEP Maßnahmen aufgeteilt, die ansonsten nicht von den Fördermitteln profitiert hätten. Auf dieser Grundlage wurde die Baumaßnahme öffentlich ausgeschrieben.

Die erste Ausschreibung brachte kein Ergebnis, es wurden keine Angebote abgegeben. Für die zweite öffentliche Ausschreibung wurden vorab insgesamt sieben Firmen angefragt, ein Angebot abzugeben. Die Hinweise der Firmen auf derzeitig volle Auftragsbücher wurden berücksichtigt und der Baubeginn entsprechend später festgelegt. Die Ausschreibung stieß dennoch auf wenig Interesse bei den Firmen. Es wurden nur von einem Unternehmen überhaupt die Ausschreibungsunterlagen angefordert, was zeigt, dass am Markt nur geringes Interesse an dem Auftrag vorliegt. Dies lässt sich, unter anderem, auf weiterhin sehr hohe Nachfrage zurückführen. Letztlich ging nur ein Angebot ein. Das Angebot liegt 475.677,64 € brutto über dem bepreisten LV des Fachplaners. Dies entspricht einer Abweichung von knapp 40% und liegt deutlich oberhalb bereits von uns umgesetzter Maßnahmen im Rahmen des MEP.

Die Bindefrist besteht bis zum 05.12.2023.

Bietergespräch:

Am 23.10.2023 fand ein Bietergespräch statt, um etwaige Unstimmigkeiten und Ungenauigkeiten im Leistungsverzeichnis, oder ungünstige Rahmenbedingungen aufzuklären, die zu dem höheren Angebotspreis geführt haben könnten.

In dem Gespräch ergaben sich plausible Gründe für die Höhe des Preises. Unter anderem schilderte der Bieter generell erhöhte Risiken bei sehr langen Bauzeiten wie in diesem Fall, da während der Baudurchführung Lohn- und Materialpreiserhöhungen in unbekannter Höhe zu erwarten sind und entsprechend einkalkuliert werden müssen. Auf Grund der Arbeiten während des Betriebs der Schule, ist aus Sicht der Firma eine darüberhinausgehende längere Bauphase sehr wahrscheinlich. Der Bieter hat dies anhand eines in Ausführung befindlichen Projektes eines anderen Auftraggebers erläutert. Ebenfalls erläuterte der Bieter die etwas über dem Durchschnitt liegenden Mitarbeiterlöhne, aufgrund der aktuellen Marktlage und dem Fachkräftemangel, welchen man versuche so etwas entgegenzuwirken. Das Bietergespräch hat letztlich ergeben, dass eine Änderung des Leistungsverzeichnisses keine günstigeren Preise erwarten lässt. Eine Aufhebung wäre dennoch aus wirtschaftlichen Gründen möglich. Folgen einer Neuausschreibung wären:

–        Erheblicher zeitlicher Verzug, die Maßnahme wurde schon um circa 12 Monate verschoben

–        Es kann nicht ausgeschlossen werden, dass weitere Kostensteigerungen entstehen (Beispiel Feuerwache Neuhof: dreimal ausgeschrieben, Folge waren Kostensteigerungen von über 50% gegenüber der Kostenberechnung). Möglich ist jedoch auch, dass ein günstigeres Angebot eingeht

–        Keine Garantie auf Eingang von Angeboten, da bereits bei dieser Ausschreibung, trotz mündlicher Zusagen von mehreren Firmen, nur ein Angebot abgegeben wurde auf Nachfrage hat der Bieter durchscheinen lassen, gegebenenfalls bei einer erneuten Ausschreibung nicht noch einmal ein Angebot abzugeben

Das Risiko bei weiteren Ausschreibungen erfolglos zu sein, wird auch vom Fachplaner als hoch angesehen und würde die Digitalisierung der Schule somit erheblich verzögern. Aufgrund der aktuellen Marktlage und den Erfahrungen und Erkenntnissen der jüngsten Ausschreibungen insbesondere bei den Elektroarbeiten, wird die Beauftragung trotz des hohen Ausschreibungsergebnisses empfohlen.

Deckungsvorschlag:

Die erforderlichen zusätzlichen Mittel in Höhe von 500.000,- € für die Maßnahme 111052020581009 EDV Hochbau Robert-Bosch-Gesamtschule werden im Haushalt 2025 neu etatisiert. Da Aufträge bereits in 2023 vergeben werden sollen, ist zusätzlich die Einrichtung einer außerplanmäßigen Verpflichtungsermächtigung für 2025 notwendig. Als Deckung hierfür dient eine Teilsumme der bereits im Haushalt 2023 für 2025 eingeplanten Verpflichtungsermächtigung der Maßnahme 111082021003-033 GS Himmelsthür Ausbau (eingeplant: Verpflichtungsermächtigung (VE) in Höhe von 1.650.000,- €). Diese VE wird nicht in voller Höhe benötigt, da derzeitig die Vergabe der Planungsleistung ab Leistungsphase 5 (LPH)  in Bearbeitung ist. Nach Beauftragung und Durchführung der weiterführenden Planung ist die Ausführung der baulichen Maßnahme ab Mitte/ Ende 2024 vorgesehen. Für die geplanten Vergaben ist die verbleibende Höhe der VE ausreichend. 

Beschlussvorschlag:

Der Beauftragung an den Mindestbietenden in Höhe von 1.685.269,24 € (Brutto) wird zugestimmt. Des Weiteren wird der Einrichtung einer überplanmäßigen Verpflichtungsermächtigung in Höhe von 500.000,- € zugestimmt.

Anlagen:

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