Sachverhalt:

A. Vorstellung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG und Ziele der Stadt Hildesheim

Die ITEBO Informationstechnologie Emsland Bentheim Osnabrück GmbH (kurz: ITEBO GmbH) mit Sitz in Osnabrück ist seit 2000 regionaler IT-Dienstleister für den öffentlichen Bereich. Neben der Organisations- und IT-Strategieberatung gehört auch die Realisierung von IT-Projekten, die Verfahrenseinführung und deren Betreuung, der Betrieb von Anwendungssystemen und die Erbringung von Rechenzentrums-Dienstleistungen zu den Aufgabenbereichen der ITEBO GmbH.

Die ITEBO GmbH hat in der Vergangenheit vermehrt Anfragen von Kommunen erreicht, die sich an der Gesellschaft beteiligen möchten. Aufgrund der Gesellschafterstruktur und Rechtsform der ITEBO GmbH ist eine Neu-Aufnahme und der Wechsel von Gesellschaftern nur bedingt möglich und sinnvoll. Damit Kommunen eine schnellere und leichtere Beteiligung an der ITEBO möglich gemacht wird, wurde Anfang 2020 die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG gegründet. Durch die Beteiligung der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG an der ITEBO GmbH können die Kommunen als Mitglieder der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG einen Großteil der Vorteile nutzen, die den Gesellschaftern der ITEBO GmbH obliegen.

Für die Stadtverwaltung Hildesheim besteht u.a. aus folgenden Gründen ein gesteigertes Interesse, sich an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft e G zu beteiligen:

- Durch den gemeinschaftlichen Geschäftsbetrieb mit anderen Kommunen im Rahmen der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ergeben sich Synergieeffekte zum Einsatz von personellen und finanziellen Ressourcen bei der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Diese können durch eine Beteiligung der Stadt Hildesheim an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG gesteuert werden, sodass der weitere Ressourceneinsatz optimiert werden kann.

- Durch eine Beteiligung kann (unter bestimmten rechtlichen Rahmenbedingungen) eine Inhouse-Fähigkeit für EU-weite Vergaben für die Stadtverwaltung mit der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG und darüber hinaus auch mit der ITEBO GmbH hergestellt werden. Das heißt, die Stadt Hildesheim kann die durch öffentliche Vergaben der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG bzw. ihrer Tochtergesellschaften erzielten Konditionen ebenfalls nutzen. Dies erhöht die Wirtschaftlichkeit der Stadtverwaltung beim Bezug von IT-Infrastruktur (Hard- und Software) sowie IT-Dienstleistungen.

Mit Gründung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG wurden zunächst 50 Geschäftsanteile zu je 1.000,- € ausgegeben. Die vier kommunalen Gründungsmitglieder (vier kreisangehörige Kommunen des Landkreises Osnabrück) haben bei der Gründung je einen Anteil erworben. Die übrigen 46 Anteile wurden zunächst von der ITEBO GmbH erworben, von denen anschließend 45 Anteile zur Beteiligung weiterer Kommunen an der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zur Verfügung stehen. Das Kapital der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG beläuft sich somit auf 50.000,- €. Aktuell sind bereits 28 Kommunen der Genossenschaft beigetreten.

Zur Deckung des bei der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG entstehenden Verwaltungs- und Prüfungsaufwands soll ein Genossenschaftsbeitrag von jährlich 160,- € je Genossenschaftsanteil erhoben werden. Dieser Betrag ist nach der derzeitigen Kalkulation auskömmlich.

B. Grundzüge der Satzung

Die ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist auf Dauer angelegt. Die Satzung beruht auf den Vorgaben des Genossenschaftsgesetzes (GenG). Die Satzung der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG bestimmt ihren Zweck: die Unterstützung ihrer Mitglieder im Rahmen der Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT im Rahmen eines gemeinschaftlichen Geschäftsbetriebs und damit die Förderung des durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecks. Dazu zählen konkret u. a.

      die Beratung der Mitglieder zur Optimierung der Beschaffung von IT-Leistungen,

      die Erfassung und Strukturierung des Bedarfs der Mitglieder einschließlich des gemeinsamen Einkaufs der erforderlichen Dienst- und Lieferleistungen, sowie

      die Erbringung sonstiger informationstechnischer und beratender Leistungen.

Organe der Genossenschaft sind der Vorstand, der Aufsichtsrat und die Generalversammlung. Der Vorstand leitet die Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG nach Maßgabe der Satzung und führt ihre Geschäfte. Der Vorstandsvorsitzende der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist zur Alleinvertretung der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG befugt. Solange die Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG weniger als 20 Mitglieder hat, besteht der Vorstand aus einem Mitglied. Die ITEBO GmbH ist geborenes Mitglied des Vorstandes. Sie stellt den Vorstandsvorsitzenden. Sollte die Anzahl der Mitglieder über 20 Mitglieder ansteigen, ist ein weiteres Vorstandsmitglied zu berufen.

Der Aufsichtsrat überwacht die Geschäftsführung des Vorstands. Er besteht aus mindestens drei Mitgliedern, die von der Generalversammlung gewählt werden. Der Aufsichtsrat wählt aus seiner Mitte einen Vorsitzenden sowie einen Stellvertreter. Er fasst seine Beschlüsse mit Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen. Über einige Angelegenheiten ist die gemeinsame Beschlussfassung des Vorstands und Aufsichtsrats erforderlich, beispielsweise bei der Verwendung von Rücklagen oder der Änderung der Geschäftsordnung des Vorstandes.

Alle Mitglieder üben ihre Rechte in den Angelegenheiten der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG in der Generalversammlung aus. Jedes Mitglied hat eine Stimme. Durch Übernahme weiterer Geschäftsanteile werden weder weitere Mitgliedschaften übernommen noch weitere Stimmrechte erworben. Der Beschlussfassung der Generalversammlung unterliegen u. a. Änderungen der Satzung, Feststellung des Jahresabschlusses, Verwendung des Jahresüberschusses oder Deckung des Jahresfehlbetrags sowie die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats. Die Beschlüsse der Generalversammlung bedürfen in der Regel der einfachen Mehrheit der gültig abgegebenen Stimmen.

C. Vertretung der Stadt Hildesheim in den Organen der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG

Die Satzung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG sieht vor, dass jedes Mitglied seine Rechte in den Angelegenheiten der Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG durch eine Stimme in der Generalversammlung ausübt.

Gemäß § 138 Abs. 1 S. 1 i. V. m. § 67 Niedersächsisches Kommunalverfassungsgesetz (NKomVG) entscheidet der Rat über den/die in die Generalversammlung zu entsendende/-n Vertreter/-in der Stadt Hildesheim durch Wahl. Es wird vorgeschlagen Herrn Florian Gefrörer (Fachbereichsleitung Informationstechnik) als stimmberechtigten Vertreter in die Generalversammlung zu wählen.

Nach den Regelungen der Satzung ist darüber hinaus vorgesehen, dass sich der Vertreter durch einen Bevollmächtigten vertreten lassen kann. Für diese Wahl wird Herr Karl-Björn Bruns (Teamleitung IT-Steuerung, Beschaffung, Lizenzmanagement) als sein Vertreter für die Generalversammlung vorgeschlagen.

D. Kommunalrechtliche Zulässigkeit

Gem. § 136 NKomVG dürfen sich Kommunen zur Erledigung ihrer Aufgaben wirtschaftlich betätigen. Für die Beteiligung an Unternehmen in einer privaten Rechtsform wie die der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG gelten die besonderen Vorschriften des § 137 Abs. 1 NKomVG:

„Rechtfertigung durch öffentlichen Zweck des Unternehmens, angemessenes Verhältnis von Art und Umfang sowie keine bessere und wirtschaftlichere Erfüllung durch Dritten.“

Der Zweck des Unternehmens ist die Unterstützung ihrer Mitglieder im Rahmen der Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT im Rahmen eines gemeinschaftlichen Geschäftsbetriebs und damit die Förderung des durch die Mitglieder verfolgten öffentlichen Zwecks. Eine Beteiligung mit einem Genossenschaftsanteil zu 1.000,- € (§ 35 Abs. 1 der Satzung (i. E.)) steht im angemessenen Verhältnis zur Leistungsfähigkeit und dem voraussichtlichen Bedarf der Stadt Hildesheim. Ein adäquater strategischer IT-Partner für den öffentlichen Bereich hat sich bisher einzig mit der ITEBO GmbH am Markt aufgestellt. Aufgrund der Gesellschafterstruktur und den Interessen der ITEBO GmbH ist eine Beteiligung an dieser Gesellschaft nicht angedacht und realisierbar, sodass die Beteiligung an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG geeignet ist. Aufgrund der angedachten und im Satzungsentwurf verankerten Mitgliederstruktur der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG und den damit verbundenen Synergieeffekten - insb. bei der Zusammenarbeit und Kooperation mit anderen Kommunen - ist derzeit auch nicht vorstellbar, dass ein privater Dritter diesen Zweck erfüllen kann.

-          - Nr. 2 (Rechtsform mit Haftungsbegrenzung):

Die Haftung der Stadt Hildesheim ist bei der Gesellschaftsform der Genossenschaft nach dem GenG und den Regelungen des § 35 Abs. 4 S. 2 der Satzung (i. E.) grundsätzlich auf die Einlage begrenzt.

-          Nr. 3 (Angemessenes Verhältnis zwischen Leistungsverpflichtungen und Leistungsfähigkeit):

Das maximal zu tragende Risiko der Stadt Hildesheim muss in einem angemessenen Verhältnis zu ihrer Leistungsfähigkeit stehen. Maßgeblich sind im vorliegenden Fall die rechtlichen Bindungen der Kommune, die sich aus der Satzung ergeben. Aus dieser erwachsen der Kommune jedoch keine außergewöhnlichen Risiken. Die Kosten für den Erwerb eines Geschäftsanteils belaufen sich auf einmalig 1.000,- €. Die jährliche Beitragspauschale beträgt derzeit mit ca. 160,- € je Anteil. Die Gesamtkosten und das zu tragende Risiko sind daher für die Kommune überschaubar. Es besteht somit ein angemessenes Verhältnis zwischen den maximalen Leistungsverpflichtungen und der Leistungsfähigkeit der Kommune.

-          Nr. 4 (Keine Verpflichtung zu Verlustübernahmen in unbestimmter oder unangemessener Höhe):

§ 35 Abs. 4 der Satzung beschränkt die Haftung der Mitglieder auf ihr jeweiliges Geschäftsguthaben. Die auf den Geschäftsanteil geleisteten Einzahlungen zuzüglich sonstiger Gutschriften und abzüglich zur Verlustdeckung abgeschriebener Beträge bilden das Geschäftsguthaben eines Mitglieds. Somit besteht keine Verpflichtung zu Verlustübernahmen in unbestimmter oder unangemessener Höhe. Im Übrigen entscheidet über die Deckung eines Jahresfehlbetrags die Generalversammlung gem. § 42 der Satzung. In dieser ist die Kommune als Mitglied nach § 24 der Satzung mit einer Stimme vertreten.

-          Nr. 5 (Sicherstellung der Erfüllung des öffentlichen Zwecks im Gesellschaftsvertrag):

Durch § 2 der Satzung wird der öffentliche Zweck des Unternehmens, die Versorgung mit Dienst- und Lieferleistungen sowie damit zusammenhängende Tätigkeiten im Bereich der IT, sichergestellt.

-          Nr. 6 (Angemessener Einfluss im Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan und dessen Sicherung in der Satzung):

Die Stadt Hildesheim als Mitglied der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG übt ihre Rechte in den Angelegenheiten der Genossenschaft entsprechend § 24 der Satzung mit einer Stimme in der Generalversammlung aus. Durch Übernahme weiterer Geschäftsanteile werden keine weiteren Stimmen erworben. Der Beschlussfassung der Generalversammlung unterliegt mit einfacher Mehrheit u. a. die Wahl der Mitglieder des Aufsichtsrats. Dadurch ist ein mittelbarer Einfluss der Kommune im Aufsichtsrat gesichert. Darüber hinaus kann der Vertreter / die Vertreterin der Kommune selbst in den Aufsichtsrat gewählt werden.

-          Nr. 7 (Sicherung eines Letztentscheidungsrechtes bei Anteilsmehrheit):

Die Stadt Hildesheim wird lediglich einen der insgesamt 50 Geschäftsanteile erwerben, sodass aufgrund der fehlenden Anteilsmehrheit diese Vorschrift nicht einschlägig ist.

-          Nr. 8 (Sicherstellung des Erhalts von Unterlagen zwecks Konsolidierung des Jahresabschlusses):

Der Vorstand hat für die Erstellung konsolidierter Gesamtabschlüsse von Mitgliedern erforderlichen Unterlagen und Belege diesen so rechtzeitig vorzulegen, dass die konsolidierten Gesamtabschlüsse der Mitglieder jeweils innerhalb von sechs Monaten aufgestellt werden können.

Die Beteiligung der Stadt Hildesheim an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG ist nach ihrer Gründung somit kommunalrechtlich zulässig.

Gem. § 152 Abs. 1 Nr. 2 NKomVG ist eine Beteiligung der Stadt Hildesheim an der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG unverzüglich schriftlich gegenüber der Kommunalaufsichtsbehörde anzuzeigen. Die Beteiligung kann erst vollzogen werden, wenn innerhalb von sechs Wochen nach der Anzeige keine Bedenken seitens der Kommunalaufsichtsbehörde geäußert wurden oder aber vorzeitig die Freigabe erteilt wurde. Die Beschlüsse stehen daher unter dem Vorbehalt der kommunalrechtlichen Unbedenklichkeit.

E. Außerplanmäßige Ausgabe nach § 117 NKomVG

Bei der Haushaltsplanung für das Haushaltsjahr 2021 war der Beitritt zur ITEBO e.G. noch nicht auf der Agenda. Durch die Schaffung der Schul-IT zur Mitte des Jahres 2020 und die Umsetzung des MEP wuchs hier schnell der Bedarf nach zusätzlicher Hardware. In Gesprächen mit der Hannoverschen Informationstechnologie (HannIT) wurde festgestellt, dass von dort kein Warenkorb angeboten werden konnte, der den Anforderungen der Schulen genügt. Durch den Beitritt zur ITEBO e.G. stünde der Stadt Hildesheim ein Portfolio zur Verfügung, welches auf die im MEP aufgeführte Hardware zugeschnitten ist. Ohne den Erwerb des Geschäftsanteiles in Höhe von 1.000,- € ist ein Zugriff auf den Warenkorb der ITEBO e.G. nicht möglich.

Gerade im Hinblick auf die Corona-Pandemie ist es zwingend erforderlich, die Schulen kurzfristig in den digitalen Zustand zu versetzen, der eine Teilhabe der Schülerinnen und Schüler an der Bildung ermöglicht.

Bei dem Erwerb eines Geschäftsanteiles der ITEBO e.G. in Höhe von 1.000,- € handelt es sich um investive außerplanmäßige Ausgabe gem. § 117 NKomVG, da diese im Investitionsplan der Stadt Hildesheim für das Haushaltsjahr 2021 nicht enthalten ist. Die außerplanmäßige Ausgabe wurde gem. § 117 NKomVG in Verbindung mit § 6 der Haushaltssatzung durch den Oberbürgermeister der Stadt Hildesheim genehmigt. Die erforderlichen Mittel werden durch Minderausgaben bei der Investitionsmaßnahme 111052011009/2 „Speichertechnik“ von FB 16 zur Verfügung gestellt. Für den Erwerb des Geschäftsanteiles wird eine neue Investitionsmaßnahme beim Produkt 11105 eingerichtet.

Beschlussvorschlag:

1. Die Verwaltung wird ermächtigt, einen Geschäftsanteil der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zu einem Kaufpreis von 1.000,- € zu erwerben.

2. Zur Wahl des in die Generalversammlung der ITEBO Einkaufs- und Dienstleistungsgenossenschaft eG zu entsendenden stimmberechtigten Vertreters wird Herr Florian Gefrörer vorgeschlagen. Zur Wahl seines Vertreters wird Herr Karl-Björn Bruns vorgeschlagen.

Anlagen:

- Satzung der Genossenschaft